Hopp til hovedinnhold

Beredskapsplan for kursledere i HEF

Dette dokumentet er en oversikt over hendelser som kan oppstå i forbindelse med kurs og hvordan du som kursleder kan håndtere hendelsen. Kursleder er ikke forventet å stå alene i utfordringer som kan dukke opp og kan alltid ta kontakt med regionskontoret for råd eller bistand. Allikevel er det enkelte utfordringer som det er best at håndteres lokalt og dette dokumentet skal gi en oversikt over hvilket handlingsrom kursledere har til å håndtere hendelser på egenhånd og når regionskontoret må kontaktes.

# Generelt om beredskap

Uansett hva som har skjedd i forbindelse med kurs, er det enkelte råd som bør følges.

Sett alltid et mentalt sluttpunkt

For å forhindre at håndteringen av en hendelse blir for omfattende, bør man alltid starte håndteringen med en tanke om når man skal slippe saken. Dette kan være scenarioer hvor man tenker saken som løst eller når saken blir for omfattende til at man kan håndtere det på egenhånd.

 

Informer administrasjonen

Mange hendelser kan du som frivillig håndtere selv. Send informasjon til regionskontoret når saken er håndtert slik at flere enn deg selv vet om hendelsen og håndteringen. På den måten kan regionskontoret bistå andre som møter samme utfordring eller lage nye rutiner dersom en ser at frivilligheten har behov for det. Ved saker som omhandler liv og helse, politi, seksuelle overgrep / krenkelser, eller potensielt omdømmeødeleggende mediesaker Skal kontoret kontaktes og håndtere saken videre. Regionskontoret ved nærmeste leder informerer seremoniavdelingen og kommunikasjonsavdelingen.

 

Vær din rolle bevisst

Det kan oppstå situasjoner som du ikke har kompetanse til å håndtere. Det er ikke forventet at du skal være psykolog eller lege. Det er viktig at du ikke forsøker å gripe inn i situasjoner som er utenfor din ekspertise, men tar kontakt med regionskontoret som kan hjelpe deg med ressursene du har behov for. Husk også at konfirmantene bare er med oss i noen få måneder og at skolen og foresatte ofte vet mer om konfirmantene enn det vi gjør.

 

Ikke del mer informasjon enn du må

I tillegg til vår taushetsplikt, må vi følge reglene for GDPR. I kommunikasjon med andre, bør vi ikke informere om mer enn hva situasjonen har behov for. Dette gjelder også i sammenheng med for eksempel fysisk skade: Det er greit å si at vi ikke vet omfanget hvis det er sannheten.

 

Husk debrief

Hvis du som kursledere har måtte håndtere en vanskelig situasjon, skal lokalt ansvarlig1 eller kontoret (litt ulikt ut fra organisering) sørge for at du får snakket om opplevelsen. Lokalt ansvarlig eller kontoret vil sette av tid til å ha en samtale med kursleder når situasjonen er håndtert. Se dokumentet «Kvarteret» for veiledning.

 

# Informasjon om dokumentet

Resten av dokumentet gir en oversikt over situasjoner som kan oppstå i forbindelse med kurs, hvordan du som kursleder kan håndtere situasjonen og når du bør ta kontakt med regionskontoret, eller lokalt ansvarlig i lokallaget. Her er det utviklet et fargesystem for å kategorisere situasjonene. Fargekodene reflekterer ikke alvorsgrad, men hvem som bør håndtere situasjonen.

Grønn: Situasjoner som kursleder kan håndtere på egenhånd. Send informasjon til regionskontoret ved behov eller når situasjonen er håndtert.

Gul: Situasjonen bør håndteres i samarbeid med regionskontoret. Informer regionskontoret om situasjonen og håndteringsmåte så tidlig som mulig.

 

Rød: Situasjonen skal håndteres av regionskontoret. Informer regionskontoret så tidlig som mulig og før du foretar deg noe annet. Kontoret håndterer all informasjon om hendelsen til konfirmanter og foresatte.

 

Vær oppmerksom på at en situasjon kan bytte fargekode etter situasjonens omfang. Under beskrives noen av situasjonene som kan oppstå i forbindelse med kurs. På siste side er en oppsummering av situasjonene med fargekode og løsningsforslag.

 

# 1. Uakseptabel adferd på kurs

Fargekode: Grønn

«Uakseptabel adferd» refererer til adferd som bryter med HEFs ordensregler og målsetting om gjensidig respekt på kurs. Dette kan være mobbing, hærverk eller lignende. Ofte vil dette være engangstilfeller hvor det er tilstrekkelig at kursleder irettesetter konfirmanten.

Hva gjør kursleder?

  • Kursleder håndterer konfirmant og informerer om hvorfor adferden ikke tolereres.
  • Kursleder underretter foresatte om hva som har skjedd og egen håndtering.
  • Kursleder informerer lokalt ansvarlig som vurderer om oppfølgingen har vært tilstrekkelig. Obs husk personvernet til konfirmanten
  • Regionskontoret kan kobles på for å vurdere håndtering og utestenging.

 

Hva gjør administrasjonen?

  • Regionskontoret skal være en diskusjonspartner med lokalt ansvarlig og kursleder og samtidig rådgiver og beslutningstaker om veien videre.
  • Dersom ikke situasjonen løser seg kan regionskontoret forsøke å finne en løsning sammen med foresatte (og kursleder).
  • Løsninger kan være å bytte kurs, få med støttekontakt/ assistent, bytte til brevkurs/nettkurs
  • Dersom det er vanskelig å få til en løsning kan konfirmanten i ytterste konsekvens meldes av kurs og seremoni. Dette er i tilfelle en avgjørelse regionskontoret tar.

 

 

# 2. Ulykke på kurs

Fargekode: Grønn

Ulykker er her ikke-dødelige skader på konfirmant. Disse må håndteres lokalt med førstehjelp og ved å kontakte 113. Den skaddes foresatte skal varsles. Eventuell dødsmelding skjer alltid gjennom politi. Varsle administrasjon så raskt som mulig. Skriv ned hendelsesforløpet. Viktig at lokalt ansvarlige husker på at involverte kursledere bør få tilbud om debriefsamtale. Lokalt ansvarlig har ansvar for dette.

 

Eksempel på varsling av foresatte:

  1. Forsikre deg om at du snakker med rette vedkommende

«Er det (navn): …………………….. Mor/far til …………….?

 

  1. Presentasjon av deg

«Dette er (ditt navn) ved Human-Etisk Forbund.»

 

  1. Hva har skjedd

«Barnet ditt er skadet. Lege er kontaktet.»

 

Tilstand:……………………………………..

 

Eventuelt: Vi kan ikke si noe om tilstanden.

 

  1. Oppmøte

«Vi vil be deg komme til: …………………..»

 

Hva gjør administrasjonen?

  • Tar imot hendelsesforløpet fra kursleder
  • Varsle foresatte dersom kursleder ikke allerede har gjort det.
  • Ser på hvilke tiltak som eventuelt kan gjøres for å forhindre at det skjer igjen
  • Minner lokalt ansvarlig om debrief. Kan også organisere eventuell debrief med kursleder og andre involverte.
  • Informerer seremoniavdelingen og kommunikasjonsavdeling dersom det er relevant

 

 

 

# 3. Psykisk uhelse

Fargekode: Gul

 

Betroelser om en konfirmants psykiske utfordringer kan komme i sammenheng med kurs. Vi forventer ikke at kursleder skal være kompetent til å håndtere disse og det er derfor viktig at kursleder tar det videre til regionskontoret.

Selvmordstanker og andre psykiske utfordringer er vanlige og kan komme i utfordrende perioder uten at de utgjør en fare for konfirmanten. Foresatte skal allikevel informeres. Kursleder informerer regionskontoret som bestemmer håndteringsmåte før foresatte kontaktes.

 

I samtale med konfirmant gjelder følgende instruks:

  • Ikke lov konfirmanten å holde det hemmelig.
  • Forklar at du alltid vil informere om hva du gjør videre.
  • Vær rolig og til stede i samtalen.
  • Lytt og la konfirmanten lede samtalen. Ikke etterforsk gjennom samtalen.
  • Si at det var riktig å fortelle.

 

Hva gjør administrasjonen?

  • Administrasjonen skal være en diskusjonspartner med kursleder og samtidig rådgiver og beslutningstaker om veien videre
  • Dersom det vurderes som alvorlig psykisk belastning hos konfirmanten, avklarer administrasjonen hvem som skal kontakte foresatte for å finne ut hvor mye de er informert om. Mange ganger vet foresatte om konfirmantens utfordringer fra før, andre ganger ikke. Det kan også hende hen allerede får oppfølging fra skole og eventuelt lege dersom det er nødvendig.
  • Relevante rådgivningsressurser er BUP, spesialisthelsetjenesten, barnevernet, regional kompetanseenhet og legevakt.
  • Konfirmanten bør informeres om at vi skal informere foresatte og får selv bestemme om hen ønsker å være del av samtalen.
  • Administrasjonen skal ved behov oppfordre familie til kontakt med nødvendig helsehjelp, dersom det viser seg at slik kontakt ikke allerede er på plass.
  • Administrasjonen informerer seremoniavdelingen og kommunikasjonsavdeling dersom det er relevant.
  • Obs konfirmantens personvern må alltid ivaretas, og «saken deres» skal diskuteres av et fåtall personer.

 

# 4. Vold på kurs

 

Fargekode: Gul

 

Voldsepisoder krever ofte umiddelbar oppfølging hvor det ikke er tid til å kontakte lokalt ansvarlig eller regionskontoret før kursleder følger opp episoden. Da gjelder følgende instruks.

  • Få overblikk over situasjonen.
  • Hvis det er snakk om bruk av vold o.l. skal politiet alltid kontaktes.
  • ved pågående vold: trygg deg selv, og de andre konfirmantene. trekk unna og ring politiet. Ring 112
  • Hvis det er utøvd vold mot en konfirmant skal den sjekkes av lege selv om du ikke ser noen skader. Hvis konfirmanten anmelder forholdet i ettertid er det svært viktig at hen har vært hos lege. Ring legevakt på tlf 116 117. Eventuelt 113 om det er akutt skade.
  • Noter hendelsesforløpet og hvilke tiltak som ble satt inn.
  • Informer regionskontoret samme dag (selv om det er kveld).

 

Hva gjør regionskontoret?

  • Regionskontoret skal være en diskusjonspartner med lokalt ansvarlig og kursleder og samtidig rådgiver og beslutningstaker om veien videre
  • Regionskontoret skal sjekke opp at alle involverte er tatt hånd om. Politi, legevakt, varsling av foresatte osv. Dersom det er nødvendig kontakter også regionskontoret seremoniavdelingen og/eller HR-avdelingen så fort som mulig.
  • Regionskontor lagrer all dokumentasjon fra involverte i tilfelle det blir noe etterspill.

 

 

# 5. Seksuelle krenkelser

 

Fargekode: Rød

Det er viktig at konfirmanter føler seg trygge på kurs og med kursleder. Allikevel har vi meldeplikt og bør følge følgende prosedyre når konfirmanter betror seksuelle krenkelser til oss:

I samtale med konfirmant (kursleder):

  • Vær rolig og til stede i samtalen.
  • Ikke etterforsk gjennom samtalen.
  • Unngå å dramatisere situasjonen.
  • Vis at du tror på vedkommende.
  • Forklar at du alltid vil informere om hva du gjør videre.
  • Aldri lov å holde informasjonen hemmelig.

Etter samtale (kursleder):

  • Skriv samtalen ned så snart du kan så detaljert og i et så objektivt språk som mulig. Skill mellom objektive og subjektive beskrivelser, for eksempel «Jeg (kursleder) oppfattet konfirmanten som trist», ikke «konfirmanten var trist».
  • Informer organisasjonsrådgiver.
  • Når HEFs ansatte tar hendelsen videre, fører kursleder kurs som vanlig og noterer all relevant informasjon konfirmanten skulle dele videre.

Ansattes oppfølging:

  • Konfirmantens foresatte informeres (gjelder ikke hvis foresatte er involvert i krenkelsen).
  • Ved behov kontakter regionskontoret foresatte for å finne ut hvor mye de er informert om. Mange ganger vet foresatte om disse tingene fra før. Det kan også hende de allerede får oppfølging fra skole og eventuelt lege dersom det er nødvendig.
  • Regionskontoret skal ved behov oppfordre familie til kontakt med nødvendig helsehjelp, dersom det viser seg at slik kontakt ikke allerede er på plass.
  • Dersom alvorlig informasjon om seksuelle krenkelser fremgår, skal det vurderes å sende bekymringsmelding til helse – eller barnevernstjeneste. Saken kan drøftes i forkant med helse- eller barneverntjeneste i kommunen.
  • Følger opp kursledere som har behov for det. Det kan godt hende noen har behov for å snakke om hendelsen i ettertid.

  

# 6. Dødsfall utenom kurs

Fargekode: Rød

Det kan forekomme at en konfirmant eller kursleder dør i løpet av en konfirmasjonssesong. Da gjelder følgende ansvarfordeling:

 

Kursleder:

  • Underretter konf.ansvarlig/regionskontoret
  • Følger instruks fra konf.ansvarlig/regionskontoret

 

Konf.ansvarlig:

  • Underretter regionskontoret
  • Setter av tid til å følge opp kursleders velvære

 

Regionskontoret:

  • Tar kontakt med kommunens kriseteam
  • Lager plan for kurset med psykolog. Det er viktig at konfirmantene får lov til å snakke om temaet.
  • Finner ut om kursleder og andre frivillige har behov for oppfølging.
  • Håndterer informasjon til konfirmanter, foresatte, frivillige og evt. Presse.
  • Administrasjonen informerer seremoniavdelingen og kommunikasjonsavdeling dersom det er relevant