Vedtektshåndboka

Et humanistisk livssynssamfunn er en organisasjon som bygger på et sekulært, humanistisk livssyn. Dette betyr at den baserer seg på verdier som fornuft, vitenskap, menneskeverd, demokrati og etikk uten en religiøs tro.

Humanistiske livssynssamfunn finnes i mange land og samarbeider ofte gjennom internasjonale organisasjoner som Humanists International. De har et felles verdigrunnlag som legger vekt på kritisk tenkning, individuell frihet og ansvar, samt en etikk som er basert på menneskelige behov og erfaringer heller enn religiøse dogmer.

Temaet er mer utdypende beskrevet i Prinsipprogrammet og på HEFs nettsider.

Human-Etisk Forbund fremmer humanismen ved å jobbe for et samfunn der ulike livssyn behandles likt, og der individets frihet og rettigheter står sterkt. Vi legger vekt på å spre kunnskap om humanismen, skape møteplasser for livssynsfellesskap og tilby seremonier som reflekterer humanistiske verdier. Gjennom vårt arbeid bidrar forbundet til en inkluderende og livssynsåpen samfunnsutvikling.

Human-Etisk Forbunds pågående arbeid er beskrevet i de styrende dokumentene.

Intensjonen i paragrafen er å fastsette hvem som kan bli medlem, hvordan medlemskap håndteres, og hvilke krav som stilles. Livssynsmessig myndighetsalder er beskrevet i Lov om tros- og livssynssamfunn.

HEF er en stor og landsdekkende organisasjon, der mye ansvar og myndighet er delegert langt utover i organisasjonshierarkiet. Alle organisasjonsledd i Human-Etisk Forbund henger sammen i en struktur der hvert ledd bygger på og forholder seg til nivåene både over og under seg. Dette sikrer en helhetlig styring og samhandling mellom landsmøtet, landsstyret, sentralstyret, regionlagene og lokallagene.

Eksempelvis gir et organisasjonsledd tillit til at underordnede ledd forvalter sin økonomi på en god måte og i tråd med vedtatte retningslinjer. På samme måte må underordnede ledd ha tillit til at overordnede ledd fordeler tilskudd på en rettferdig og fornuftig måte og at midlene HEF har til disposisjon brukes til fellesskapets beste. En slik tillit som skal gå begge veier fordrer gjennomsiktighet i driften og at aktuelle dokumenter og rapporter gjøres tilgjengelig og er forståelig for de som trenger dem.

Intensjonen bak disse reglene er å balansere myndighet og ansvar i organisasjonen. Et overordnet ledd kan delegere myndighet til et underordnet ledd, men beholder selv ansvaret. Dette sikrer en tydelig ansvarsfordeling og et hierarki der beslutninger kan delegeres, men fortsatt kontrolleres. Alle organisasjonsledd må følge vedtak gjort av et overordnet organ. God organisasjonspraksis i HEF legger til grunn at alle berørte ledd sikres involvering gjennom gode prosesser.

«Regionlagenes geografiske omfang vedtas av landsstyret.» -Avklaring: Hvis det i fremtiden oppstår et behov om å endre på ett eller flere regionlags geografiske omfang har landsstyret myndighet til å vedta nye grenser.

Landsmøtet er Human-Etisk Forbunds øverste myndighet. Dette er organet som overordnet setter retning, behandler viktige saker som angår hele forbundet og har myndighet til å endre vedtektene. Det består av valgte delegater fra regionlagene og har ansvar for å fastsette medlemskontingent, vedta prinsipprogram og arbeidsprogram, samt velge sentralstyre, valgkomité og revisor. Et landsmøte kunngjøres lang tid før møtet avholdes for å skape god forutsigbarhet og rom får deltagelse. Spesielt er dette viktig med tanke på forslag til endringer i forbundets vedtekter. På landsmøtet vurderer kun delegatene de forslag som foreligger opp mot eksisterende vedtekter. Det er rom for å gjøre mindre endringer i forslagene som foreligger hvis dette er for å skape bedre forståelse. Forslag til vedtak må sendes innen fastsatte frister, og sakspapirer skal gjøres tilgjengelige for delegatene i forkant av møtet. Ekstraordinært landsmøte kan innkalles ved særskilte behov.

Landsmøtedelegatene må sette seg godt inn i landsmøtesakene og eventuelt forberede endringsforslag og innlegg på forhånd. Samtlige delegater er medansvarlige for at landsmøtetiden nyttes best mulig. Delegater til landsmøtet må være til stede under hele møtet.

Regionlagsleder fungerer normalt som delegasjonsleder, og har et særlig ansvar for regionlagets forberedelser.

«Landsmøtet består av 93 delegater, valgt av regionlagene blant sine medlemmer, samt forbundets leder og to representanter fra Humanistisk Ungdom.[...] Regionlagenes delegater fordeles etter medlemstallet i regionene 1. januar samme år, men slik at hvert regionlag blir representert med minst tre delegater.» -Avklaring: HEFs landsmøte benytter beregningsmodellen vedlagt i vedlegg A Delegatfordelingsmodell for Landsmøtet og vedlegg B Delegatberegning for landsmøtet.

«Forslag til vedtektsendringer som ønskes behandlet, skal være mottatt av landsstyret innen fem måneder før landsmøtet. Øvrige forslag skal være mottatt av landsstyret innen tre måneder før landsmøtet.» -Avklaring: Vedtektsutvalg kan, som en del av sitt arbeid med innstilling til innkomne vedtektsforslag og/eller revidering av vedtektene, fremme egne forslag til endringer i vedtektene frem til landsstyremøtets hovedinnstilling på landsmøtets saksliste (til landsstyremøtet i juni). Slike forslag skal fremgå av sakspapirene til landsmøtet.

«Human-Etisk Forbunds organisasjonsledd og generalsekretæren har rett til å fremme forslag til landsmøtet. Landsstyret innstiller på saksliste til landsmøtet.» -Avklaring: Saker skal behandles i relevante styrende organ på riktig nivå. Landsstyret vurderer om forslag hører hjemme i landsmøtets behandling og gir sin innstilling på saksliste til landsmøtet. Landsmøtet fastsetter sin egen saksliste, men endringer i sakslisten på møtet bør hovedsakelig fungere som en siste mulighet og sikkerhetsventil for medlemsdemokratiet siden endringen ikke er utredet og delegatene ikke har kunnet forberede seg.

«Prinsipprogram og arbeidsprogram behandles annethvert landsmøte.» -Avklaring: Skal ordnes slik at hvert landsmøte behandler enten arbeidsprogram eller prinsipprogram. Arbeidsprogrammet vil derfor også bli behandlet på landsmøtet i 2027 for å komme i riktig rytme.

«Landsmøtet fastsetter medlemskontingent.» -Avklaring: Det er kun landsmøtet som øverste myndighet som fastsetter medlemskontingent. Det vil si at landsmøtet behandler medlemskontingent kun hvis forslag til endring fremmes i henhold til gjeldende frister.

Landsstyret, som består av regionlagslederne og sentralstyret, behandler saker på et overordnet nivå mellom landsmøtene og har ansvar for budsjett, regnskap og årsberetning. Det er kombinasjonen av praktisk erfaring og ledelse fra hele landet, kombinert med sentralstyremedlemmenes drifts- og økonomioppfølging som gir organet et langsiktig og bærekraftig nasjonalt perspektiv. Landsstyret har overordnet ansvar for forbundets framtidige strategier, budsjett og regnskap, og hvilke nye politiske og/eller ideologiske meninger forbundet skal fronte.

Landsstyret har som hovedregel 4 møter i året. Disse møtene går som oftest over 3 dager og har en kombinasjon av verksted for utvikling av nye overordnede saker, faglig påfyll og vedtak. Saker må meldes inn minst fem uker før landsstyremøtet. Regionlagsstyret skal avklare eventuell bruk av vararepresentant på landsstyremøtet innen gjeldende påmeldingsfrister.

«Human-Etisk Forbunds organisasjonsledd har rett til å fremme forslag til landsstyret. Forslag sendes gjennom generalsekretæren, som fremmer innstilling i alle saker til behandling.» Avklaring: Saker skal behandles i relevante styrende organ på riktig nivå i henhold til vedtektene og vedtektshåndboka. Generalsekretæren vurderer om forslag hører hjemme i landsstyrets behandling og gir sin innstilling på saksliste til landsstyret. Landsstyret fastsetter sin egen saksliste, men endringer i sakslisten på møtet bør hovedsakelig fungere som en siste mulighet og sikkerhetsventil for medlemsdemokratiet siden endringen ikke er utredet og landsstyret ikke har kunnet forberede seg.

Sentralstyret kan kalles landsstyrets driftsorgan. De har ansvar for beslutningene som tas mellom landsstyremøter og landsmøte. Sentralstyret holdes orientert om generalsekretærens arbeid, følger opp at vedtatt retning og budsjett følges, og vedtar saker som må følges opp og/eller operasjonaliseres. Det er i stor grad sentralstyret, eller sentralstyretets forlengede arm AU, som setter ned forbundets nasjonale utvalg og grupper. Dersom et organisasjonsledd ønsker å fremme en sak til styret, må saken som hovedregel sendes forbundsleder og generalsekretær senest tre uker før neste møte. Sakslisten settes opp i samråd mellom forbundets leder og generalsekretær. Innkalling og sakspapirer skal som hovedregel være styremedlemmene i hende senest en uke før møtet.

«Human-Etisk Forbunds organisasjonsledd har rett til å fremme forslag til sentralstyret. Forslag sendes gjennom generalsekretæren, som fremmer innstilling i alle saker til behandling.» Avklaring: Saker skal behandles i relevante styrende organ på riktig nivå i henhold til vedtektene og vedtektshåndboka. Generalsekretæren vurderer om forslag hører hjemme i sentralstyrets behandling og gir sin innstilling på saksliste til sentralstyret. Sentralstyret fastsetter sin egen saksliste, men endringer i sakslisten på møtet bør hovedsakelig fungere som en siste mulighet og sikkerhetsventil for medlemsdemokratiet siden endringen ikke er utredet og sentralstyret ikke har kunnet forberede seg.

Vedtektene er viktige fordi de sikrer at hele organisasjonen styres etter de samme reglene, uansett om det er på lokalt, regionalt eller nasjonalt nivå. Når landsmøtet vedtar vedtektene, gir det også en demokratisk forankring – medlemmene har en stemme i hvordan forbundet skal styres. Landsmøtet vedtar samtlige vedtekter i HEF. Det betyr at det finnes ingen andre vedtekter i Human-Etisk Forbund enn de som er vedtatt på landsmøtet.

Landsstyret kan gi dispensasjon fra vedtektene som gjelder underordnede ledd ved spesielle behov, noe som gir fleksibilitet uten å måtte endre hele regelverket. Samtidig er det en trygghet i at vedtektsendringer krever 2/3 flertall, slik at de ikke kan endres for lett. Alt dette bidrar til en stabil og velfungerende organisasjon.

Vi er en stor organisasjon med mange tillitsvalgte. Derfor skjer det av og til at en tillitsvalgt ikke lenger er skikket til vervet, for eksempel hvis vedkommende ikke ivaretar ansvaret sitt, opptrer i strid med forbundets verdier, eller skaper konflikter som går utover organisasjonens arbeid. Som regel finner vi en løsning som alle parter kan enes om, men i enkelte tilfeller må vervet avsluttes, og noen ganger må det skje raskt. Honorerte verv har egne retningslinjer.

Sentralstyret kan ikke avslutte tillitsverv som er valgt direkte av landsmøtet. Dette unntaket gjelder fordi verv som er direkte valgt av landsmøtet har en særlig demokratisk forankring. Landsmøtet er organisasjonens øverste organ, og de tillitsvalgte som velges der har fått sitt mandat direkte fra medlemmene. Derfor kan ikke sentralstyret overprøve eller avslutte disse vervene – det må enten skje gjennom landsmøtet selv eller etter en annen grundig prosess som sikrer demokratisk legitimitet. Dette beskytter mot at enkeltpersoner eller mindre grupper kan avsette personer som er valgt av hele organisasjonen.

Siden avslutning av tillitsverv er en sensitiv sak for de berørte er det viktig at saken behandles av organ med færrest mulig involvert. Dette sikrer også normal klageadgang, ref. forbundets styrende dokumenter.

«Sentralstyret kan avslutte tillitsverv bortsett fra de verv som er valgt direkte av landsmøtet. Landsstyret vedtar rutiner, inkludert klageprosess og rettferdig adgang til imøtegåelse.» Avklaring: Rutiner, klageprosess og adgang til imøtegåelse vedlagt i vedlegg E Retningslinjer for avslutting av tillitsverv på grunn av mistillit.

Rett og slett regler for hvordan Human-Etisk Forbund kan oppløses om det blir aktuelt i å gjøre dette i fremtiden.

Lik navnestruktur for alle regionlag, samt tydeliggjøring av medlemmenes tilhørighet.

Alle medlemmer skal ha mulighet til å delta i medlemsdemokratiet i Human-Etisk Forbund. Dette sikres ved at alle medlemmer i Human-Etisk Forbund tilhører et lokallag.

I lokallag som har eget styre er det lokallaget selv som har ansvar for å sikre medlemmenes demokratiske rettigheter, gjennom årsmøtegjennomføring. I lokallag som ikke har et eget styre ivaretas dette gjennom regionlagets ansvar for å gjennomføre medlemsårsmøte med valg av delegater til regionlagsårsmøtet.

Alle medlemmer i Human-Etisk Forbund tilhører et lokallag. Lokallagstilhørighet er uavhengig av lokal aktivitet. Regionlaget, ved regionlagsstyret har ansvar for å beslutte hvor lokallagsgrenser går i regionlagets geografiske område. Dersom nye lokallagsgrenser skal trekkes opp gjøres dette i tett dialog med de eksisterende lokallagene.

De generelle vedtektene § 3 beskriver Human-Etisk Forbunds arbeid for å utvikle og styrke humanismen. Regionlagene har ansvar for at dette er gjenkjennelig lokalt og regionalt. Det gir seg til kjenne gjennom regionlagenes ansvar for å følge opp lokallag og lokale utvalg, tilrettelegging av møteplasser og samarbeid med aktuelle aktører i regionen.

Regionlagets rolle som bindeledd

Regionlaget har en særlig viktig rolle som bindeledd for lokale frivillige og øvrige styrende organer. Regionlaget løfter lokallag og lokale utvalg sine stemmer inn i debatter, fremmer bredden av synspunkter, legger til rette for involvering og bidrar til god informasjonsflyt.

Regionlagsstyret bør organisere seg slik at alle lokallag har en kontaktperson i styret, som kan ha et særskilt ansvar for å holde kontakt med og løfte frem saker som er viktige for lokallagene. Dette gjelder også for lokallag som ikke har et eget styre.

Tilhørighet og forenkling – for medlemmer og lokallag 

Tidligere har vedtektene skilt mellom lokallag med formalkrav og lokallag uten formalkrav. Lokallag uten formalkrav kunne være utvalg som organiserte seremonier eller aktiviteter eller begge deler. Regionlaget måtte sikre medlemmene i lokallag uten formalkrav et tilbud om å delta i medlemsdemokratiet, gjennom medlemsårsmøter. Med denne organiseringen ble eksisterende utvalg i områder uten lokallag automatisk lokallag uten formalkrav. 

I de nye vedtektene er dette ryddet. To hovedprinsipper er lagt til grunn: 

·       Alle medlemmer har tilhørighet i et lokallag

·       Lokal aktivitet organiseres uavhengig av lokallagsstruktur der man ikke har aktive lokallag

Organisering av lokallag med og uten styre

Det betyr at medlemmer forordnes i «geografiske» lokallag, uavhengig om dette er lokallag som har et valgt/formelt styre. Lokallagenes geografiske områder besluttes av regionlaget. Lokallag med valgt styre fungerer som tidligere og har selv ansvar for å avholde årsmøte og oppfylle kravene i vedtektene. 

Lokallag uten valgt styre ligger under regionlaget, som har ansvar for å arrangere medlemsårsmøte med valg av delegater til regionlagets årsmøte. 

Aktivitet i lokallag uten valgt styre organiseres i så mange utvalg som er hensiktsmessig eller naturlig. Aktiviteten organiseres utfra de mandater regionlaget har gitt utvalget.

Ansvarsovertagelse av lokallag og medlemsdemokrati

Dersom et lokallag som har hatt et styre ikke lenger klarer eller ønsker å oppfylle kravene i vedtektene vil regionlaget overta. Det vil si at lokallaget fungerer fortsatt som en medlemsdemokratisk forordning av medlemmene i det geografiske lokallaget, men aktivitet avhenger av aktive utvalg. Det er da regionlagsstyret, sammen med administrasjonen, sitt ansvar å koordinere utvalgsaktivitet i området og ivareta medlemsdemokratiet.

Regionlagsstyret har ansvar for å arrangere medlemsårsmøter for lokallag som ikke har et valgt styre. Medlemsårsmøtene bør være møter som kan engasjere lokalt og som baserer seg på innsikt om hva medlemmer i HEF ønsker seg. Eneste formalkrav til medlemsårsmøtet er valg av delegater til regionlagsårsmøtet.

Mulighet for å starte opp igjen med et styre

Det skal være enkelt for lokallag å starte opp igjen med et styre. Dette skal administrasjonen legge til rette for og bidra til. Lokallag som ønsker å drifte med eget styre må følge vedtekter for lokallag. Hvis medlemmer i et lokallag ønsker å stille til styre i et lokallag som på daværende tidspunkt er uten styre, så gjør de sin intensjon kjent for regionlaget i god tid før årsmøtet. Regionlaget vil som følge av interessen sette opp valg av styre på sakslisten til årsmøtet.

«Regionlaget avholder årsmøte for medlemmer i lokallag som ikke oppfyller kravene i vedtektene. Årsmøtet må minimum behandle valg av delegater til regionlagets årsmøte.» Avklaring: På lokallagsårsmøter gjennomført av regionlag behandles kun delegater til regionlagårsmøtet. Hvis lokallaget igjen ønsker å bli aktivt velges også lokallagsstyre.

Det er viktig å sikre en strukturert og demokratisk gjennomføring av regionlagenes årsmøter. Vedtektene fastsetter frister for innkalling og innsending av forslag, samt hvordan sakspapirer skal tilgjengeliggjøres. Videre regulerer den hvem som kan delta, hvordan delegater fordeles mellom lokallagene, og hvilke saker som skal behandles. Den presiserer også valgprosessen for styret og andre organer, samt reglene for å avholde et ekstraordinært årsmøte ved behov.

Lokallagene skal ha mulighet til å planlegge sine årsmøter i tråd med regionlagsvedtekter. Dette krever at de kjenner til dato for årsmøte i regionlaget i god tid. Vedtektene regulerer frist for innkomne saker. Disse fristene følges opp av regionstyret og administrasjonen i fellesskap. Lokallagene vil få informasjon om årsmøtedato og andre frister i utsending om årsmøteforberedelser.

Innkalling, sakspapirer og delegatfordeling

Lokallagene kan sende inn saker til regionstyret 2 uker før årsmøtet. Regionstyret har innstillingsrett, og foreslår hvordan innkomne forslag fra lokallag skal behandles av årsmøtet.

Alle sakspapirer til regionlagets årsmøte gjøres tilgjengelig for delegater. Dette betyr i praksis at delegatene får tilsendt lenke til en side hvor alle har tilgang på digitale utgaver av sakspapirer.

Det er regionstyret som ferdigstiller saker til årsmøtet, i samarbeid med administrasjonen. Administrasjonen sørger for at saker tilgjengeliggjøres digitalt og sender lenke til delegater innenfor fristen.

Det er utarbeidet en likere delegatberegningsmodell for regionlagene. «Trappetrinnsmodellen» legges til grunn som en veileder for lagene (vedlegg C Trappetrinnsmodellen). 

Gjennomføring av årsmøte og valg

Årsmøtet er et formelt møte som har en fast saksliste, detter sikrer at årsmøtet får behandlet de saker som ligger til dette nivået. Det presiseres at leder, nestleder og økonomiansvarlig velges ved særskilt valg.

Forretningsorden beskriver hvordan selve årsmøtet gjennomføres, med debattregler, voteringsorden og andre kjøreregler for møtet. Det er utarbeidet en standard forretningsorden som brukes for regionlagsårsmøter.

Saksliste går ut tre måneder før årsmøtet, sammen med innkalling. Delegater til landsmøtet står på sakslisten i landsmøteår.

Under konstituering velger årsmøtet ordstyrer, referent, tellekorps og protokollunderskrivere. De som skal skrive under årsmøteprotokollen velges vanligvis blant de fremmøtte delegatene, og er vanligvis ikke medlemmer av regionstyret. Det er viktig å velge protokollunderskrivere som man kjenner og har kontaktinformasjon til.

Årsmelding er regionstyrets rapport til årsmøtet om hva som har skjedd i regionlaget det foregående året og tas til orientering av årsmøtet. Årsmøtet skal godkjenne regnskap for foregående år, og revisors beretning legges frem til orientering sammen med årsregnskapet.

Lokallagene kan sende inn saker til regionstyret to uker før årsmøtet. Regionstyret har innstillingsrett, og foreslår hvordan innkomne forslag fra lokallag skal behandles av årsmøtet. Regionstyret har også anledning til å fremme saker eller uttalelser under innkomne saker.

For å sikre kontinuitet i regionstyret bør valgkomiteen tilstrebe en balanse i hvilke verv som er på valg og hvor lang virketid vervet gis. Kontinuitet gir styret forutsigbarhet i arbeid og utvikling. Det anbefales at faste medlemmer av styret velges for to år, men slik at tilnærmet halvparten er velges hvert år. Varamedlemmer kan velges for ett år.

Et regionlagsstyre bør om mulig ha unge voksne representert i styret.

Valgkomiteen bør bestå av minimum 3 medlemmer. Valgkomiteen bør velges også for en 2 års periode, men slik at tilnærmet halvparten velges hvert år for å opprettholde kontinuitet.

Ekstraordinært årsmøte

Ekstraordinært årsmøte kan avholdes dersom minst halvparten av lokallagene eller styret krever det. Ekstraordinært årsmøte avholdes dersom det ordinære årsmøtet ikke kan gjøre det formelle vedtakene som kreves i et årsmøte, ved forslag om sammenslåing eller ved manglende tillit til regionstyret i organisasjonen. Ved et ekstraordinært årsmøte kalles det inn til møte 1 måned før. Ellers gjelder samme rammer som til ordinært årsmøte. Kun saker som er meldt ved fremsettelse av krav om ekstraordinært årsmøte behandles

«Årsmøtet vedtar selv sin saksliste, og benytter felles forretningsorden for regionlag» Avklaring: Felles forretningsorden for regionlag vedlagt i vedlegg D Forretningsorden for regionlag og lokallag.

Det er viktig å sikre en strukturert og demokratisk gjennomføring av regionlagenes årsmøter. Vedtektene fastsetter frister for innkalling og innsending av forslag, samt hvordan sakspapirer skal tilgjengeliggjøres. Videre regulerer den hvem som kan delta, og hvilke saker som skal behandles. Den presiserer også valgprosessen for styret og andre organer, samt reglene for å avholde et ekstraordinært årsmøte ved behov.

I regionlag uten lokallag har alle medlemmer anledning til delta på årsmøtet. Årsmøtedato og saksliste gjøres kjent for medlemmer. I praksis vil det si at mer informasjon om årsmøtet, samt dato, annonseres i HEFs digitale kanaler.

Sakshåndtering og stemmerett

Medlemmer i regionlaget kan sende inn forslag til saker de ønsker behandlet under «innkomne forslag» til årsmøtet. Sakene sendes regionstyret.

Regionstyret har innstillingsrett, og foreslår hvordan innkomne forslag fra medlemmer skal behandles av årsmøtet.

Forretningsorden beskriver hvordan selve årsmøtet gjennomføres, med debattregler, voteringsorden og andre kjøreregler for møtet. Det er utarbeidet en standard forretningsorden som brukes for regionlagsårsmøter.

I regionlag uten lokallag er det ikke delegatberegning og alle medlemmer som har hatt sammenhengende medlemskap fra før årsskiftet har i prinsippet anledning til å stille på årsmøtet og bruke stemmeretten. For at årsmøtet skal være mulig å gjennomføre på en god måte bør regionstyret kreve påmelding. Det sikrer både at man kan dimensjonere møterom i tråd med antall påmeldte, samt at man kan sjekke medlemskap opp mot stemmerett i forkant.

Gjennomføring av årsmøtet og valg

Årsmøtet er et formelt møte som har en fast saksliste, dette sikrer at årsmøtet får behandlet de saker som ligger til dette nivået. Det presiseres at leder, nestleder og økonomiansvarlig velges ved særskilt valg.

Forretningsorden beskriver hvordan selve årsmøtet gjennomføres, med debattregler, voteringsorden og andre kjøreregler for møtet. Det er utarbeidet en standard forretningsorden som brukes for regionlagsårsmøter.  

Saksliste kunngjøres 1 måned før årsmøtet, sammen med innkalling. Delegater til landsmøtet står på sakslisten i landsmøteår.

Under konstituering velger årsmøtet ordstyrer, referent, tellekorps og protokollunderskrivere. De som skal skrive under årsmøteprotokollen velges vanligvis blant de fremmøtte medlemmene, og er vanligvis ikke medlemmer av regionstyret. Det er viktig å velge protokollunderskrivere som man kjenner og har kontaktinformasjon til.

Årsmelding er regionstyrets rapport til årsmøtet om hva som har skjedd i regionlaget det foregående året og tas til orientering av årsmøtet. Årsmøtet skal godkjenne regnskap for foregående år, og revisors beretning legges frem til orientering sammen med årsregnskapet.  

Medlemmene kan sende inn saker til regionstyret 2 uker før årsmøtet. Regionstyret har innstillingsrett, og foreslår hvordan innkomne forslag skal behandles av årsmøtet. Regionstyret har også anledning til å fremme saker eller uttalelser under innkomne saker.

For å sikre kontinuitet i regionstyret bør valgkomiteen tilstrebe en balanse i hvilke verv som er på valg og hvor lang virketid vervet gis. Kontinuitet gir styret forutsigbarhet i arbeid og utvikling. Det anbefales at faste medlemmer av styret velges for to år, men slik at tilnærmet halvparten er velges hvert år. Varamedlemmer kan velges for ett år. 

Valgkomiteen bør bestå av minimum 3 medlemmer. Valgkomiteen bør velges også for en 2 års periode, men slik at tilnærmet halvparten velges hvert år for å opprettholde kontinuitet.

Ekstraordinært årsmøte

Ekstraordinært årsmøte kan avholdes dersom minst 300 medlemmer eller styret krever det. Ekstraordinært årsmøte avholdes dersom det ordinære årsmøtet ikke kan gjøre det formelle vedtakene som kreves i et årsmøte, ved forslag om sammenslåing eller ved manglende tillit til regionstyret i organisasjonen. Ved et ekstraordinært årsmøte kalles det inn til møte 1 måned før. Ellers gjelder samme rammer som til ordinært årsmøte. Kun saker som er meldt ved fremsettelse av krav om ekstraordinært årsmøte behandles

«Årsmøtet vedtar selv sin saksliste, og benytter felles forretningsorden for regionlag» Avklaring: Felles forretningsorden for regionlag vedlagt i vedlegg D Forretningsorden for regionlag og lokallag.

De generelle vedtektenes § 3 beskriver Human-Etisk Forbunds arbeid for å utvikle og styrke humanismen. Dette gir seg til kjenne gjennom regionlagenes ansvar for å følge opp lokallag og lokale utvalg, tilrettelegging av møteplasser og samarbeid med aktuelle aktører i regionen.

Regionlaget har en særlig viktig rolle som bindeledd for lokale frivillige og øvrige styrende organer.

Regionlaget har ansvar for at aktivitet i regionlaget er i tråd med Human-Etisk Forbunds styrende dokumenter og vedtak gjort i overordnede organer.
Regionstyret bør organisere regionlagsstyrets oppgaver slik at det er delegert på flere. Leder og nestleder har særskilt ansvar for det tillitsvalgtpolitiske i regionlaget. Styret bør fordele ansvar for kontakt med lokallag og lokale utvalg samt oppfølging av saksfelt mellom seg.

Lokallagsstruktur og tilhørighet

Alle medlemmer i Human-Etisk Forbund tilhører et lokallag. Lokallagstilhørighet er uavhengig av lokal aktivitet. Regionlaget, ved regionlagsstyret har ansvar for å beslutte hvor lokallagsgrenser går i regionlagets geografiske område. Dersom nye lokallagsgrenser skal trekkes opp gjøres dette i tett dialog med de eksisterende lokallagene. Regionlagsstyret bør tilstrebe en hensiktsmessig lokallagsstruktur i regionlaget, som ivaretar behovene til de lokallagene som har eget styre, men som også ivaretar en mulighet til å gi medlemmer i lokallag uten eget styre et tilbud om å delta i medlemsdemokratiet gjennom medlemsårsmøter. Det er ikke hensiktsmessig med et lokallag per kommune.

Regionlagsstyrets ansvar og organisering

Vedtektene fastsetter et minstekrav til størrelse på regionlagsstyret. Regionlagsstyret velges på årsmøtet.

Saksliste til styremøter settes opp i samarbeid mellom regionlagsleder og administrasjonen. Det er styret som vedtar saksliste i starten av regionstyremøtet.

Dersom møtet er innkalt i god tid og saksliste er gjort kjent på forhånd, kan de styremedlemmene som møter opp, fatte vedtak. God organisasjonspraksis vil være å avvente større saker til et flertall av styrets faste medlemmer har møtt opp, hvis praktisk mulig.

Regionlagstyret kan opprette utvalg som skal jobbe med særskilte satsningsområder eller saker i regionlaget. Regionlagsstyret har også det overordnede ansvaret for lokale utvalg i lokallag uten eget styre, herunder seremoniutvalg og aktivitetsutvalg.

Opprettelse av utvalg og deres mandat

Ved opprettelse av utvalg under regionlagsstyret bør det presiseres tydelig hva utvalgets mandat er. Utvalgene kan for eksempel være politisk utvalg, sosialt utvalg, regionalt aktivitetsutvalg e.l.

Lokale utvalg i lokallag uten eget styre har mandater for seremoniutvalg og aktivitetsutvalg, vedtatt av sentralstyret (tidligere mandater for lokallag uten formalkrav).

Regionlagsstyrets ansvar for regionlagets drift er nærmere beskrevet i styrende dokumenter og rollebeskrivelsene.

Vedtektene sikrer at en oppløsning av regionlaget kun kan skje med bred enighet, samt å regulere hvordan lagets midler skal håndteres ved oppløsning, slik at de forblir innenfor Human-Etisk Forbund. 

«Oppløsning av regionlaget kan bare skje med minst 2/3 flertall av de stemmer som avgis på årsmøtet. Blanke og avholdne stemmer teller ikke med i stemmegrunnlaget» Avklaring: Oppløsning må stå som sak på sakslisten.

Lik navnestruktur for alle lokallag.

Alle medlemmer skal ha mulighet til å delta i medlemsdemokratiet i Human-Etisk Forbund. Dette sikres ved at alle medlemmer i Human-Etisk Forbund tilhører et lokallag.

I lokallag som har eget styre er det lokallaget selv som har ansvar for å sikre medlemmenes demokratiske rettigheter, gjennom årsmøtegjennomføring. I lokallag som ikke har et eget styre ivaretas dette gjennom regionlagets ansvar for å gjennomføre medlemsårsmøte med valg av delegater til regionlagsårsmøtet.

Alle medlemmer i Human-Etisk Forbund tilhører et lokallag. Lokallagstilhørighet er uavhengig av lokal aktivitet. Regionlaget, ved regionlagsstyret har ansvar for å beslutte hvor lokallagsgrenser går i regionlagets geografiske område. Dersom nye lokallagsgrenser skal trekkes opp gjøres dette i tett dialog med de eksisterende lokallagene.

§ 3 i HEFs generelle vedtekter beskriver grunnprinsippene for forbundets aktivitet og hvordan vi jobber for å utvikle og styrke humanismen på flere måter. Dette skjer også i lokallagene, hvor lokal synlighet, tilstedeværelse og seremonier er måter lokallagene jobber for de samme prinsippene.

Human-Etisk Forbund skaper gode lokale fellesskap, er en synlig og positiv aktør i sivilsamfunnet lokalt, er lokalt til stede gjennom aktiviteter som er ønsket og som løfter frem våre verdier. I tillegg har vi en lokal tilstedeværelse i hele landet gjennom fysiske møteplasser.

Aktiviteter og seremonier
Gruppeseremoniene er en viktig del av mange lokallags virke. De stedene det ikke er lokallag med valgt styre, gjennomføres gruppeseremoniene av utvalg som sogner til regionlaget. Nasjonale styrende organ vedtar retningen og rammene for seremoniene. På den måten er alle organisasjonsledd involvert i «å gi tilbud om humanistiske seremonier» som det står i § 3 Virksomhet i de generelle vedtektene. Seremoniene er en måte for vårt humanistiske livssynssamfunn å blant annet nettopp skape fellesskap, synlighet, aktiviteter og møteplasser.
 
Dersom et lokallag som har hatt et styre i tråd med lokallagsvedtektenes § 3 og 4 ikke lenger kan eller ønsker å opprettholde denne driften av et formelt styre, overtar regionlaget ansvaret for medlemmene. Aktivitet, som for eksempel seremoniutvalg eller aktivitetsutvalg kan fortsette, da med mandat fra regionlaget.

For at et valgt lokallagsstyre skal kunne bestille varer og tjenester på faktura må lokallaget registreres i Brønnøysundregisteret. Dette er en rask prosess som administrasjonen bistår. Likeså vil administrasjonen bistå med å avregistrere i Brønnøysundregisteret om et lokallag ikke har valgt styre.

Det er viktig å sikre en strukturert og demokratisk gjennomføring av lokallagenes årsmøter. Vedtektene fastsetter frister for innkalling og innsending av forslag, samt hvordan sakspapirer skal tilgjengeliggjøres. Videre regulerer de hvem som kan delta, og hvilke saker som skal behandles. De presiserer også valgprosessen for styret og andre organer, samt reglene for å avholde et ekstraordinært årsmøte ved behov.

Innkalling tilgjengeliggjøres for medlemmer gjennom utsending til medlemmer i lokallaget. I innkalling står både dato, tid og saksliste for møtet. Lokallagene vil få informasjon om årsmøtedato for regionlaget og andre frister i utsending om årsmøteforberedelser og må planlegge sitt årsmøte i tråd med regionlagets frister for innsending av innkomne saker og utsendelse av sakspapirer til delegater.

Forslag til saker og sakspapir

Medlemmer i lokallaget kan sende inn forslag til saker de ønsker behandlet under «innkomne forslag» til årsmøtet. Medlemmer sender sakene til lokallagsstyret. Lokallagsstyret har innstillingsrett, og foreslår hvordan innkomne forslag fra medlemmer skal behandles av årsmøtet.

Alle sakspapirer til lokallagets årsmøte gjøres tilgjengelig for medlemmer. Dette betyr i praksis at medlemmer får tilsendt lenke til en side hvor alle har tilgang på digitale utgaver av sakspapirer. Utsending av dette skjer i forbindelse med innkalling til årsmøtet.

Gjennomføring av årsmøtet

Det er lokallagsstyret som ferdigstiller saker til årsmøtet. Administrasjonen sørger for at saker tilgjengeliggjøres digitalt når lokallaget har sendt inn sakspapirer.

Forretningsorden beskriver hvordan selve årsmøtet gjennomføres, med debattregler, voteringsorden og andre kjøreregler for møtet. Det er utarbeidet en standard forretningsorden som brukes for lokallagsårsmøter.

Årsmøtet er et formelt møte som har en fast saksliste, detter sikrer at årsmøtet får behandlet de saker som ligger til dette nivået. Det presiseres at leder velges ved særskilt valg.

Saksliste går ut 3 uker før årsmøtet, sammen med innkalling. Under konstituering velger årsmøtet ordstyrer, referent, tellekorps og protokollunderskrivere. De som skal skrive under årsmøteprotokollen velges vanligvis blant de fremmøtte. Det er viktig å velge protokollunderskrivere som man kjenner og har kontaktinformasjon til.

Årsmelding er lokallagsstyrets rapport til årsmøtet om hva som har skjedd i lokallaget det foregående året og tas til orientering av årsmøtet. Årsmøtet skal godkjenne regnskap for foregående år. Revisors beretning legges frem til orientering sammen med årsregnskapet i de lagene dette er aktuelt.

Valg og delegater

Lokallag velger delegater til regionlagsårsmøtet. Informasjon om antall delegater sendes ut sammen med årsmøteinformasjon fra administrasjonen. Medlemmer av regionstyret velges vanligvis ikke som delegater til regionlagsårsmøtet. Lokallagstyret har innstillingsrett, og foreslår hvordan innkomne forslag fra medlemmer skal behandles av årsmøtet. Lokallagsstyret har også anledning til å fremme saker eller uttalelser under innkomne saker.

For å sikre kontinuitet i lokallagsstyret bør valgkomiteen tilstrebe en balanse i hvilke verv som er på valg og hvor lang virketid vervet gis.

Selv om et vedtektene ikke krever at et lokallag velger en økonomiansvarlig på sitt årsmøte må rollen ivaretas av noen i styret. Det betyr at noen må få ansvaret som tillegges rollen økonomiansvarlig.

Ekstraordinært årsmøte

Ekstraordinært årsmøte kan avholdes dersom minst 10 % av medlemmene, alternativt minst 300 medlemmer eller styret krever det. Ekstraordinært årsmøte avholdes dersom det ordinære årsmøtet ikke kan gjøre de formelle vedtakene som kreves i et årsmøte, ved forslag om sammenslåing eller ved manglende tillit til lokallagsstyret fra medlemmene.

Ved et ekstraordinært årsmøte kalles det inn til møte med samme frist som ordinært årsmøte. For øvrig behandling gjelder også samme rammer som til ordinært årsmøte. Kun saker som er meldt ved fremsettelse av krav om ekstraordinært årsmøte behandles.

«Årsmøtet vedtar selv sin saksliste, og benytter felles forretningsorden for lokallag» Avklaring: Felles forretningsorden for lokallag vedlagt i vedlegg D Forretningsorden for regionlag og lokallag.

Vedtektene fastsetter et minstekrav til størrelse på lokallagsstyret. Lokallagsstyret velges på årsmøtet. Lokallaget kan konstituere roller som økonomiansvarlig på første styremøte. Det anbefales sterkt å velge en økonomiansvarlig i lokallaget, slik at det er tydelig hvem som skal ha særlig informasjon om økonomioppfølging, budsjett og lignende.

De styremedlemmene som møter opp når møtet er innkalt i god tid og saksliste er godt kjent i forkant av møtet kan gjennomføre vedtak. God organisasjonspraksis vil være å avvente større saker til et flertall av styrets faste medlemmer har møtt opp, hvis praktisk mulig.

Lokallag som har mange medlemmer eller stor aktivitet kan organisere aktiviteten i utvalg under lokallagsstyret. Eksempler på utvalg kan være seremoniutvalg, aktivitetsutvalg, politisk utvalg o.l.

I § 2 i vedtekter for lokallag står det at alle medlemmer i Human-Etisk Forbund skal tilhøre et lokallag. I praksis betyr det at lokallag kan nedlegge eget styre, men at regionlaget må beslutte om lokallagsgrensene skal bestå eller om lokallagsgrensene skal tegnes på nytt for sikre at medlemmene i lag som oppløser styret har en tilhørighet til et lokallag, enten med eller uten eget styre. Regionlaget overtar også ansvar for eventuelle utvalg i lokallaget. Les mer under Vedtekter for regionlag § 2 Virksomhet

Vedtektene sikrer hvordan lagets midler skal håndteres ved oppløsning, slik at de forblir innenfor Human-Etisk Forbund.