Økonomiansvarlig lokallag
Her kan du lese hva du gjør som økonomiansvarlig i et lokallag, hva du får, hva vi forventer av deg, hvor mye tid det tar, og hvilken støtte du kan forvente i dette vervet.
# Hva skal du gjøre?
- Jevnlig legge fram økonomirapporter for styret
- Gjøre ferdig aktivitetsplan/budsjett innen fristen, gjerne i samarbeid med regionlaget
- Styre økonomien etter det styret vedtar, med jevnlig oppfølging gjennom året.
- Følge opp innkomne faktura med kvalitetssjekk og attestering
- Ha kunnskap om bestillingsrutiner i organisasjonen
- Søke om stønad fra regionlaget og andre ved behov
- Sørge for at lokallagets økonomi følger økonomireglementet.
Informasjonskatalog
-
Som økonomiansvarlig i lokallaget skal du:
- Ha praktisk økonomiansvar for lokallaget
- Sikre at lokallagets økonomi forvaltes i henhold til økonomireglement og andre relevante styrende dokumenter
- Kvalitetssikre og attestere faktura/bilag i henhold til budsjett og gjeldende bestillingsrutiner
- Budsjettansvar for lokallaget, i samarbeid med styret
- Hente ut og gå gjennom økonomirapporter på styremøter
- Delta på opplæring på fagfeltet økonomi
- Sette deg inn i gjeldende økonomisystem
- Sette deg inn i bestillingsrutiner og prosjektoversikten for lokallaget
- Legge fram budsjett og regnskap på årsmøter
- Hjelpe med å informere om at alle som er involvert i seremoni/aktivitet skal inngå kontrakt via administrasjonen på forhånd
- Sikre at administrasjonen gjør ferdig regnskapet, slik at det kan legges fram for styret for signering før lokallagets årsmøte
- Sammen med styret overholde frister for å levere inn signerte årsmøtedokumenter
- Søke om stønad fra kommuner eller stiftelser i lokalområdet, der det er mulig, med bistand fra administrasjonen
- Søke om midler hos regionlaget ved behov
- Hjelpe andre tillitsvalgte og frivillige som har spørsmål om registrering av utlegg og reiseregninger
- Andre oppgaver som følge av utvikling av økonomifeltet
Styrende dokumenter
- Økonomireglementet
- Relevante retningslinjer og vedtak på ressurssider for tillitsvalgte
- Vedtekter
- Strategier
- Arbeidsprogrammet
- Lagets budsjett
# Hva får du?
- Bidra til å lage et aktivt humanistisk livssynssamfunn i ditt nærmiljø
- En viktig og verdifull rolle i lokallaget
- Sosialt nettverk
- Opplæring og jevnlig faglig videreutvikling
- Støtte og oppfølging
- Organisasjonserfaring
- Mulighet for å delta på kurs, konferanser og andre aktuelle arrangement
- Bevis på ansvar og utførte oppgaver
# Hva forventer vi av deg?
- Medlemskap i Human-Etisk Forbund
- Lojalitet til HEFs grunnleggende verdier
- Kjennskap til HEFs strategier og retningslinjer
- Stille godt forberedt til styremøter
- Jevnlig følge opp løpende oppgaver
- Delta på opplæring og andre faglige samlinger
- Følge med på informasjon som blir sendt fra administrasjonen
- Be om støtte fra administrasjonen ved behov
# Hvor mye tid tar det?
- Jevnlig ca. 10-30 min. per uke til attestering/oppfølging og forberedelse til styremøter
- Ca. 2-3 timer per styremøte og årsmøte
- Delta på noen kurs og samlinger på kveld og/eller helger i løpet av året
- Kvalitetssikring og annen faglig oppfølging noen timer i året
# Hvem svarer du til?
- Årsmøtet og styret i lokallaget
- Økonomiansvarlig regionlaget
- Rollen forutsetter samarbeid med administrasjonen
Informasjonskatalog
-
- Administrasjonens rolle er å støtte økonomiansvarlig i gjennomføringen av oppgavene. Administrasjonen skal sørge for opplæring, tydelige rammer og retningslinjer for vervet.
-
Regnskapsoppgaver:
- Registrering og bokføring av faktura og inntekter
- Jevnlig og rask godkjenning av betalinger av faktura, utlegg, reiseregninger og honorar
- Avstemming og rapportering av bank, skatt/arbeidsgiveravgift, balansekontoer og deltakeravgifter
- Feilsøking når brukere ikke kommer inn i økonomi-, rapport- og budsjettsystemer
- Tildeling av tilganger til gjeldende økonomisystemer
- Årsavslutning
- Fakturering
- Å varsle styret ved større, vedvarende, budsjettavvik.
- Innhenting av skattekort og utbetaling i henhold til gjeldende regler
- Å holde oversikt over løpende likviditet i laget
- Å informere om endringer, oppdateringer og relevante opplysninger som trengs for å utføre vervet
Andre oppgaver:
- Grunnleggende opplæring av økonomiansvarlige
- Hjelp i budsjettprosessen
- Opplæring og brukerveiledning ved innlegging av utlegg, reiseregninger og honorar
- Opplæring, veiledning og hjelp til å lage og følge opp aktivitetsplan/budsjett
- Hjelp til oppfølging av ufullstendige leverandørfaktura
- Kvalitetskontroll og attestering av innkomne faktura
- Kvalitetskontroll og godkjenning av utlegg, reiseregninger og honorarutbetalinger
- Tildele enkelttilganger og grunnleggende feilsøking på brukere
- Kontroll av at kostnader er lagt på riktig prosjekt
- Oppdatering av Enhetsregisteret i Brønnøysund
- Arkivering av styrereferater ved behov
- Innhenting og arkivering av signerte årsmøtedokumenter
- Å informere om endringer, oppdateringer og relevante opplysninger som trengs for å utføre vervet
-
- Når du trenger faglige råd og veiledning i vervet ditt
- Når du trenger hjelp med avklaringer rundt vedtak og regelverk, særlig for honorarer, gaver til tillitsvalgte og lignende.
- Når du trenger hjelp til å finne løsninger ved ikke-budsjetterte kostnader
- Når du blir usikker på noe