Hopp til hovedinnhold

Økonomiansvarlig regionlag

Her kan du lese hva du gjør som økonomiansvarlig i et regionlag, hva du får, hva vi forventer av deg, hvor mye tid det tar, og hvilke støtte du kan forvente i dette vervet.

# Hva skal du gjøre?

Informasjonskatalog

  • Som økonomiansvarlig i regionlaget skal du:

    • Forberede arbeidsstyremøter og AU-møter sammen med leder og nestleder 
    • Ha praktisk økonomiansvar for regionlaget 
    • Sørge for at regionlagets økonomi forvaltes i henhold til økonomireglement og andre relevante styrende dokumenter 
    • Budsjettansvar for regionlaget som helhet, inkludert å hente informasjon om aktivitet fra alle utvalg og lokallag uten formalkrav 
    • Delta på opplæring på fagfeltet økonomi 
    • Sette deg inn i forbundets økonomisystem 
    • Ha ansvaret for jevnlig å legge fram økonomirapporter for styret 
    • Gjøre ferdig aktivitetsplan/budsjett innen fristen, og følge opp jevnlig gjennom året Det gjelder også lokallagenes/lokallag uten formalkravs aktivitetsplan/budsjett 
    • Kvalitetssikre og attestere faktura/bilag, i henhold til budsjett og gjeldende økonomireglement 
    • Kontrollere innkomne faktura. Attestere fakturaer og utlegg fortløpende 
    • Sette deg inn i bestillingsrutiner og regionlagets prosjektstruktur  
    • Følge med på regionlagets egenkapital, og passe på at den ligger opp mot det anbefalte nivået i HEF 
    • Legge frem budsjett og regnskap på årsmøter 
    • Ha jevnlig kontakt angående økonomi med regionlagets utvalg og lokallag uten formalkrav, og økonomiansvarlige i lokallag med formalkrav  
    • Sammen med styret fordele midler fra regionlaget til lokallag, i henhold til vedtatt budsjett og reelle behov 
    • Bidra til å informere honorarmottakere om obligatorisk kontrakt i forkant av utøvelse 
    • Søke om eksterne midler ved behov, med bistand fra administrasjonen 
    • Sammen med styret sørge for å overholde frister for å levere inn signerte årsmøtedokumenter 
    • Sikre at regnskap blir ferdig og lagt fram for styret for signering før regionlagets årsmøte 
    • Hjelpe når andre tillitsvalgte og frivillige har spørsmål om registrering av utlegg og reiseregninger 
    • Andre oppgaver som følge av utvikling av økonomifeltet   

      Styrende dokumenter   

    • Økonomireglementet 
    • Relevante retningslinjer og vedtak på ressurssider for tillitsvalgte 
    • Vedtekter 
    • Arbeidsprogrammet 
    • Myndighetsdokumentet 
    • Etiske retningslinjer 
    • Rutiner for å håndtere varsel og varslere 
    • Ruspolitiske retningslinjer 
    • Strategiene 
    • Prinsipprogram 

# Hva får du?   

# Hva forventer vi av deg?

# Hvor mye tid tar det?

# Hvem svarer du til?

Informasjonskatalog

    • Administrasjonens rolle er å støtte økonomiansvarlig i gjennomføringen av oppgavene.
    • Administrasjonen skal sørge for opplæring, tydelige rammer og retningslinjer for vervet. 

  • Regnskapsoppgaver:  

    • Registrering og bokføring av faktura og inntekter 
    • Jevnlig godkjenning av betalinger av faktura, utlegg, reiseregninger og honorar 
    • Avstemming og rapportering av bank, skatt/arbeidsgiveravgift, balansekontoer og deltakeravgifter 
    • Feilsøking når brukere ikke kommer inn i økonomisystem 
    • Tildeling av tilganger til gjeldende økonomisystem 
    • Fakturering 
    • Årsavslutning 
    • Å lage budsjettforslag ut ifra lagets aktivitetsplan i samarbeid med administrasjon/ økonomiansvarlig 
    • Varsling av styret ved større budsjettavvik.  
    • Innhenting av skattekort og utbetaling i henhold til gjeldende regler 
    • Å holde oversikt over løpende likviditet i laget 
    • Å informere om endringer, oppdateringer og relevante opplysninger som trengs for å utføre vervet 

    Andre oppgaver: 

    • Grunnleggende opplæring av økonomiansvarlige  
    • Opplæring og brukerveiledning ved innleggelse av utlegg, reiseregninger og honorar 
    • Opplæring, veiledning og hjelp til å lage og følge opp aktivitetsplan/budsjett  
    • Oppfølging av ufullstendige leverandørfaktura 
    • Kvalitetskontroll og attestering av innkomne faktura 
    • Kvalitetskontroll og godkjenning av utlegg, reiseregninger og honorarutbetalinger 
    • Fordelingsberegning og overføring av deltakeravgift navnefest 
    • Tildeling av enkelttilganger og grunnleggende feilsøking på brukere  
    • Kontroll av at kostnader er lagt på riktig prosjekt 
    • Oppdatering av Enhetsregisteret i Brønnøysund 
    • Arkivering av styrereferater 
    • Innhenting og arkivering av signerte årsmøtedokumenter 
    • Løpende tilbakemeldinger ved eventuelt overforbruk  
    • Hjelp til å finne frem i regnskapssystemet 
    • Løpende informasjon om beslutninger i forbundet som påvirker lagets økonomi/ aktivitetsnivå
    • Når du trenger faglig rådgivning og veiledning i vervet ditt 
    • Når du trenger hjelp med avklaringer rundt vedtak og regelverk, særlig for honorarer, gaver til tillitsvalgte og lignende. 
    • Når du trenger hjelp til å finne løsninger ved ikke-budsjetterte kostnader 
    • Når du blir usikker på noe