Seremoniansvarlig navnefest
Her kan du lese hva du gjør som seremoniansvarlig for navnefest, hva du får, hva vi forventer av deg, hvor mye tid det tar, og hvilken støtte du kan få i dette vervet.
# Hva skal du gjøre?
- Hovedansvar for planlegging, gjennomføring, innhold og etterarbeid knyttet til navnefestseremoni
- Inngå avtaler i forbindelse med seremonigjennomføring
- Kvalitetssikre innhold i seremonien(e)
- Sikre koordinering opp mot lokallag, administrasjon og seremonisted
- Ansvar for å sette seg inn i HEFs retningslinjer og vedtatte dokumenter
- Følge forbundets praktiske og administrative rutiner
- Delta på opplæring og årlige regionale seremonisamlinger
- Delta i forbundets ordning for faglig utvikling og kvalitetssikring
Informasjonskatalog
-
Som seremoniansvarlig for navnefest skal du:
Forarbeid
- Avklare seremonidatoer
- Booke seremonilokale og følge opp avtale/kontrakt med seremonisted. Administrasjonen kan, etter særskilt avtale, bistå i inngåelse av større kontrakter.
- Planlegge innhold i seremonien
- Kvalitetssikre de faste innslagene
- Kvalitetssikre kulturelle innslag
- Ha dialog med seremonisted, lyd- og lysteknikere, samt andre eksterne
- Booke musikere, taler og evt. andre utøvere og følge opp avtale/kontrakt med disse. Administrasjonen kan etter særskilt avtale bistå i inngåelse av større kontrakter.
- Sørge for at seremonien holder seg innenfor budsjett
- Lage oversikt over alle bestillinger og avtaler om honorar
- Sørge for at noen innehar seremonilederrollen dersom seremoniansvarlig ikke gjør dette selv
- Sørge for tilstrekkelig med seremonihjelpere og sende praktisk informasjon til dem
- Bestille blomster og sørge for innkjøp av nødvendig pynt og utstyr
- Sende informasjon om seremoniens innhold til administrasjonen
- Lese korrektur av programmet
- Klargjøre seremonilokalet og scene
- Sette seg inn i sikkerhetsrutinene til seremonilokalet
- Lage kjøreplan og back-up-/beredskapsplan for seremonidagen
Gjennomføring
- Gjennomføre generalprøve og lydsjekk
- Gjennomføre seremonien
Etterarbeid
- Fylle ut og attestere på honorarskjema til musikere, taler og evt. andre utøvere
- Evaluere egen seremoni og sende evalueringen til administrasjonen
Løpende
- Tett dialog/samarbeid med administrasjonen
- Dialog med lokal- eller regionlag
- Opprette/vedlikeholde lokale sjekklister, kontaktlister og instrukser
- Delta på årlig regional samling for egen faglig utvikling og for å bidra med kollegastøtte
- Holde seg oppdatert på faglige utvikling og endring i seremonitilbudet
- Være i stand til å bruke forbundets systemer og følge rutiner
- Delta i forbundets til enhver tids gjeldende ordninger for kvalitetssikring, herunder akkreditering og likepersonsveiledning
- Avklare faglige eller administrative spørsmål med rett instans
- Behandle personopplysninger du år gjennom rollen fortrolig og tråd med HEFs til enhver tids gjeldende retningslinjer
Styrende dokumenter
- Taushetserklæring
- Håndbok for humanistisk navnefest
- Human-Etisk Forbunds navnefeststrategi
# Hva får du?
- Et unikt, meningsfylt verv
- Sosialt og faglig nettverk med andre livssynsarbeidere i HEF
- Kurs, opplæring og jevnlig faglig videreutvikling
- Faglig og administrativ støtte i vervet
- Kjennskap og erfaring med å lede arrangementer
- Honorar for utført oppdrag i henhold til kontrakt
- En attest som forteller hvilke oppdrag du har hatt og hvilken kompetanse du har tilegnet deg
# Hva forventer vi av deg?
- Medlemskap i HEF og en evne til å formidle humanistiske verdier
- God rolleforståelse og evne til å representere HEF på en god måte
- Selvstendig faglig utvikling
- Evne til å ta imot, og følge, faglig tilbakemelding
- God kjennskap til oppgavebeskrivelsen, og utfører oppgaven i tråd med denne
- God dialog og samarbeider godt med administrasjon, lokallag og andre frivillige som er involvert i arbeidet med seremoni
- Deltakelse på årlige faglige samlinger
# Hvor mye tid tar det?
- Dette vil variere etter hvor mange seremonier man har ansvaret for og etter lokale forhold.
- 1 helg i året til faglig samling
# Hvem svarer du til?
- Som seremoniansvarlig for navnefest svarer du til lokallag og administrasjonen i HEF. (Der det ikke er lokallag svarer du til regionlaget.)
Informasjonskatalog
-
Forarbeid
- Åpne seremonier for påmelding og følge opp påmeldingene
- Utsending av informasjon til foresatte i forkant av seremoni
- Besvare henvendelser fra foresatte
- Fordele gjesteplasser
- Foreta navnesjekk
- Føre inn program i gjeldende malverk
- Trykke program og navnetavler
Løpende
- Faglig rådgivning, samt innspill til innhold og gjennomføring av seremoni
- Arrangere og invitere til seremonigrunnkurs
- Arrangere og invitere til seremonisamlinger
- Holde i rekrutteringsprosesser
- Markedsføring/promotering av seremoni
- Organisatorisk rådgiving
- Legge til rette for god kommunikasjon med seremoniansvarlig
Etterarbeid
- Sørge for honorarutbetaling til seremoniansvarlig/utvalg
-
- Faglig rådgivning og veiledning i vervet ditt
- Bistand med inngåelse av større kontrakter avtaler etter særskilt avtale