Personvernerklæring for humanistisk konfirmasjon

1. Behandlingsansvarlig

Human-Etisk Forbund (HEF) er behandlingsansvarlig for personopplysningene vi samler inn i forbindelse med Humanistisk konfirmasjon.

2. Formål for behandling av personopplysningene

Formålet med behandlingen av personopplysninger i forbindelse med Humanistisk konfirmasjon er å gjennomføre våre konfirmasjonskurs og tilhørende seremoni. Vi vil også benytte opplysningene til å kontakte konfirmanter for å tilby medlemskap i HEF i løpet av det året konfirmasjonen gjennomføres.

3. Behandlingsgrunnlag (inkludert avgivelse av samtykke)

Humanistisk konfirmasjon er et kurs i livssyn og etikk som arrangeres av et livssynssamfunn, derfor kan opplysningene vi har om deg anses å være sensitive. Vårt rettslige grunnlag for behandling av slike sensitive personopplysninger er:

a) frem til 1. juli 2018

1. lovgrunnlag for de som er medlemmer av HEF (personopplysningsloven av 2001 § 9, annet ledd), eller

2. samtykkegrunnlag for ikke-medlemmer (personopplysningsloven av 2001 § 9, første ledd, a)

b) etter 1. juli 2018

1. lovgrunnlag for de som er medlemmer av HEF (personopplysningsloven av 2018 art. 9, nr. 2 b) eller

2. samtykkegrunnlag for ikke-medlemmer (personopplysningsloven av 2018 art. 9, nr. 2 a).

Ved å melde deg opp til Humanistisk konfirmasjon samtykker du til at vi behandler dine personopplysninger som angitt i denne personvernerklæringen.

4. Oversikt over hvilke personopplysninger som behandles

Følgende personopplysninger behandles av HEF ved påmelding til Humanistisk konfirmasjon (uthevede opplysninger er obligatoriske for å gjennomføre påmeldingsskjemaet, opplysninger i kursiv etterspørres ikke i alle lokallag):

• Konfirmantens navn

• Konfirmantens fødselsdato

• Konfirmantens kjønn

• Konfirmantens adresse

• Konfirmantens mobilnummer

• Konfirmantens e-postadresse

• Konfirmantens skoletilhørighet

• Samtykke til at konfirmantens navn publiseres i avis

• Navn på eventuelle søsken som konfirmerer seg samme år

• Antall ønskede gjesteplasser på seremonien

• Hovedforesattes navn

• Hovedforesattes adresse

• Hovedforesattes mobilnummer

• Hovedforesattes e-postadresse

• Hvorvidt hovedforesatt er medlem i HEF, eller ønsker å bli medlem i HEF

• Annen foresatts navn

• Annen foresatts mobilnummer

• Annen foresatts e-postadresse

• Annen foresatts medlemsnummer i HEF

• Hvorvidt annen foresatt er medlem i HEF, eller ønsker å bli medlem i HEF

HEF behandler i tillegg informasjon om hvilket kurs og hvilken seremoni konfirmanten er påmeldt, innbetaling av konfirmasjonsavgiften, samt eventuell informasjon som foresatte har skrevet i påmeldingsskjemaets kommentarfelt. HEF gjennomfører også oppmøteregistrering på konfirmantens kurs.

5. Hvor hentes opplysningene fra?

Informasjon om konfirmanten og foresatte registreres i påmeldingsskjemaet på www.human.no av den foresatte selv. I tillegg kan andre opplysninger som foresatte selv oppgir bli registrert på konfirmantens oppføring i vårt påmeldingssystem i løpet av perioden konfirmasjonen pågår. Kommunikasjon med foresatte som foregår på e-post vil bli lagret i den enkelte mottakers e-postkonto.

6. Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Deltakelse på Humanistisk konfirmasjon er frivillig. Opplysninger i påmeldingsskjemaet som er markert som obligatoriske må man gi fra seg for å kunne melde konfirmanten på Humanistisk konfirmasjon.

7. Hvor behandles dine personopplysninger?

Dersom foresatte har gitt samtykke i påmeldingsskjemaet kan konfirmantens navn utleveres til lokalaviser som trykker navn på konfirmanter i forbindelse med seremonien. I tillegg kan HEF utlevere nødvendige opplysninger om konfirmantene til leverandører som bidrar til å gjennomføre konfirmasjonen, f.eks. leirsted ved leirkurs.

HEF søker og mottar støtte fra voksenopplæringsforbundet ved Folkeuniversitetet og kan i den forbindelse blir utsatt for kontroll. Dersom det skulle skje så vil HEF måtte gi Folkeuniversitetet innsyn i konfirmantens navn, fødselsår, bostedsadresse og oppmøteregistreringer for Humanistisk konfirmasjon.

Personopplysningene vil ellers kun deles med underleverandører som utfører oppgaver på vegne av HEF. Det vil være leverandører av datasystemer, regnskapssystemer og leveransesystemer (e-post og SMS). Alle underleverandører er underlagt databehandleravtale med HEF. HEF videreformidler ikke personopplysninger til tredjeparter utover disse tilfellene. Personopplysningene behandles bare i Europa.

8. Sletting og arkivering av opplysningene

Dersom foresatte har skrevet kommentarer om konfirmanten i påmeldingsskjemaet så vil dette slettes innen 31. desember det året konfirmasjonsseremonien gjennomføres.

HEF er forpliktet til å lagre personopplysninger om konfirmant i 10 år i henhold til voksenopplæringsloven, samt i 5 år henhold til regnskapsloven. HEF sletter personopplysninger om konfirmantene når vi ikke lengre har behandlingsgrunnlag. Det gjelder også konfirmanter som melder seg av konfirmasjonen.

9. Registrertes rett til innsyn, retting og sletting

Alle registrerte har ifølge personopplysningsloven rett til:

a) innsyn i hvilke opplysninger HEF behandler om den enkelte,

b) retting av mangelfulle eller uriktige opplysninger, og

c) sletting av opplysningene om vilkårene for det er oppfylt.

Den som er registrert som hovedforesatt i påmeldingen har også rett til innsyn i alle opplysninger om konfirmanten.

Den registrerte kan få innsyn ved å kontakte HEFs hovedkontor på personvern@human.no.

10. Sikring av opplysningene

Alle opplysningene lagres på sikre servere og datamaskiner som overvåkes, og oppgraderes jevnlig. Det er kun HEFs medarbeidere og HEFs databehandlere som har tilgang til opplysningene. Personopplysningene behandles etter relevante krav i personopplysningsloven av 2018 art. 32. HEF skal ha:

a) evne til å sikre vedvarende fortrolighet, integritet, tilgjengelighet og robusthet i behandlingssystemene og -tjenestene,

b) evne til å gjenopprette tilgjengeligheten og tilgangen til personopplysninger i rett tid dersom det oppstår en fysisk eller teknisk hendelse,

c) en prosess for regelmessig testing, analysering og vurdering av hvor effektive behandlingens tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak er.

11. Kontaktinformasjon

Har du spørsmål om vår bruk av dine opplysninger kan du ta kontakt med Human-Etisk Forbund på 23 15 60 00 eller personvern@human.no.